要改變沿用多年的電腦應用習慣不容易，不過在雲端大行其道之時，或者已沒有藉口。香港生產力促進局（HKPC）一直向工商業界提供技術支援及商業管理服務，帶領業界發展，卻牢守舊有系統確實說不過去。因此，從電郵系統開始投入雲端世界，該局總裁麥鄧碧儀認為，此舉不但為 HKPC 大幅節省成本，當向中小企推薦服務時更具說服力。
電郵算是最普及的雲端應用，就算是微軟的 Office 365 也早在 2010 年 10 月推出，經過幾年發展，終於得到 HKPC 評核後選用，從傳統電郵系統轉到 Office 365，使用電郵功能外還有 SharePoint、Yammer、Skype 等，已用上近一年時間。
提高彈性及生產力
麥鄧碧儀指出，舊有的電郵系統，如身在辦公室外就無法開啟電郵，但自己卻常在外面開會，要批核的文件又多，緊急時只好要同事帶著文件到開會地點，為的只是簽一個名。舊系統對同事來說也欠彈性及效率，他們同樣常在外面為客戶提供支援，如遇上問題往往要打電話向上司了解，當中可能涉及圖則等，難於口述，需要資源共享空間解決問題。
實事上，舊系統確實跟 HKPC 要領先業行的形象難於匹配，決意換上雲端應用，經評估及篩選後選用 Office 365。麥鄧碧儀補充：「這也可減少 IT 員工做一些乏味的工作。之前，同事每日下班後，IT 同事都要為電郵系統備份，翌日再把備份磁帶送到別的地方儲放。間中又要取出磁帶測試復元，花很多人力物力，亦是沉悶的工作。採用雲端系統有自動備份，IT 同事便可做更好的網絡及支援工作。」
減低投資成本亦是走向雲端的最大誘因。她強調，如沿用舊系統，軟件及硬件升級均要投資，成本不菲。雲端最大的好處就是付了年費，每有升級便自動處理。
協作分享平台促進溝通
HKPC 轉用 Office 365 後，還以 SharePoint 作為項目協作工具。麥鄧碧儀稱，局方每年約完成近千個項目，同時進行的項目每年有近 1,600 個，利用 SharePoint 可減少溝通失誤。
她又為內部員工啟用 Yammer 平台，提供輕鬆的環境分享知識及日常生活。她認為，利用平台比電郵好，因電郵始終較嚴肅。究竟這電郵要不要 Cc（副本抄送）給上司？該不該回應電郵？同事可能都有較多考慮。加上官方機構有指定的上款稱謂，感覺太過嚴肅。相反，利用 Yammer 平台，員工較能暢所欲言，是分享日常逸事的好地方。但為免擾亂跌序，要求在平台上的討論內容要正面、不能人生攻擊、不能用假名。「其中一個例子，利用 Yammer 討論 HKPC 50 周年的大型活動，由於籌備時間需時，用電郵相當麻煩，反觀在此平台上討論卻意外地快速。」
用家身分具說服力
HKPC 的角色之一是為中小企展示新的科技方案，雲端已見成熟，作為用家便可以過來人的身分作出經驗分享。麥鄧碧儀強調，雖然局方選用 Office 365，但分享經驗上，就會從整體使用雲端的好處出發，並提醒中小企在選擇供應商時要配合業務發展，不會刻意或推薦某品牌。
她建議：「選擇雲端服務供應商，要確保公司的資料安全，最好能提供加密功能，還要看公司的財務是否健全、有否技術投資、回應客戶的速度是否夠快等。」
